Puedes compartir las carpetas de correo electrónico, libreta de direcciones, calendario, tareas y maletín con otros miembros de tu organización, invitados externos y el público en general. Haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta y, en el cuadro de diálogo que aparece, especifica el tipo de permisos de acceso que debe proporcionar el Cesionario. Puedes compartir tus carpetas con usuarios internos a quienes les puedes dar acceso total para gestionar la carpeta, puedes compartirlas con usuarios externos que deberán introducir una contraseña para poder ver el contenido de tus carpetas o puedes establecer que son carpetas de acceso público y que cualquiera que sepa la dirección URL de la carpeta podrá ver el contenido de la misma.
Cuando los usuarios internos comparten una carpeta, se incluye una copia de la carpeta en sus listas respectivas de carpetas en el panel de resumen. Al seleccionar la carpeta, se verá su contenido en el panel de contenido.
En la página Compartir que se encuentra situada en Preferencias, se muestra ayuda para gestionar tus elementos compartidos. En esta página se muestran las carpetas compartidas con otras personas y las compartidas contigo.
Puedes compartir tus carpetas con usuarios o grupos internos, con invitados externos o con el público en general.
Puedes compartir tus carpetas con otros usuarios en tu grupo o empresa. Para compartirlas con usuarios o grupos internos, deberás incluir sus direcciones de correo e indicar el tipo de acceso que quieres concederles:
Espectador. El cesionario puede ver el contenido de la carpeta pero no puede modificarlo.
Controlador. El cesionario tiene permiso para ver, editar y eliminar contenido y para aceptar o rechazar invitaciones de tu agenda o solicitudes para compartir otras carpetas.
Administrador. El cesionario tiene permiso total para gestionar la carpeta. Podrá ver, editar y eliminar el contenido de la carpeta, aceptar y rechazar invitaciones, compartir tu carpeta con otros usuarios o grupos, y denegar el acceso a una carpeta compartida.
Ninguno. Esta opción sirve para deshabilitar el acceso a la carpeta compartida temporalmente sin cancelar los permisos ya establecidos. La carpeta seguirá figurando en la lista del cesionario pero éste no podrá ver ni gestionarla.
Podrás compartir tus carpetas con usuarios externos pero necesitarán una contraseña para poder ver su contenido. Los usuarios externos no pueden realizar ninguna modificación a la carpeta. Tú creas la contraseña.
Cualquier persona que conozca la dirección URL de la carpeta podrá ver su contenido, pero no podrá realizar ningún cambio. Si decides compartir la carpeta con el público, la dirección URL de la carpeta que se visualiza en el cuadro Propiedades de compartir será accesible al público.
Puedes modificar los permisos y el acceso a tus carpetas en cualquier momento desde la página Editar propiedades de la carpeta o desde la carpeta Compartir en Preferencias.
Recibirás una notificación por correo cuando otro usuario decida compartir una carpeta contigo. Si seleccionas Aceptar en el correo electrónico, se añadirá un enlace a esa carpeta en el panel de resumen de tu buzón de correo. Al hacer clic en la carpeta, podrás ver el contenido de esa carpeta.
También puedes hacer clic en Buscar elementos compartidos en el panel Resumen para encontrar y añadir rápidamente las carpetas que se hayan compartido contigo. Cuando se abra el cuadro de diálogo Añadir carpeta de elementos compartidos, aparecerá una lista de los elementos que se hayan compartido contigo a través de listas de distribución. En el campo Buscar elementos compartidos, puedes introducir una dirección de correo electrónico para ver si se ha compartido algún elemento contigo desde una dirección específica.